Эффективный анализ бизнес процессов

Анализ бизнес-процессов

Эффективность компании зависит от правильного выполнения анализа и оценки бизнес-процессов. Занимающие руководящие должности люди обязаны держать руку на пульсе и находиться в курсе всех изменений на рынке. Превосходно работавшие вчера схемы сегодня могут уже не привести к желаемому результату. Анализ бизнес процессов должен выполняться регулярно, чтобы предприятие не теряло завоёванные позиции.

Задачи анализа

Выполнение анализа бизнес процессов помогает определить их реальную эффективность. Следует преодолеть инертность мышления. Постоянная готовность к оптимизации в современных условиях играет важную роль. Основная цель анализа бизнес процессов заключается в понимании текущей обстановки и нахождении путей для её улучшения.

Можно выделить следующие задачи анализа бизнес процессов:

• повышение прозрачности и увеличение контролируемости;
• оптимизация работы;
• построение эффективной организационной структуры (проведение реструктуризации);
• проектирование новых направлений;
• тиражирование и масштабирование бизнеса;
• внедрение автоматизации;
• улучшение работы с персоналом;
• повышение эффективности работы сотрудников;
• улучшение финансового положения;
• повышение рыночной стоимости и выход на новые рынки.

Анализ и оценка бизнес процессов могут выполняться для решения одной или сразу нескольких задач. Не стоит забывать, что чем конкретнее обозначена цель, тем более точный получится результат.

Виды анализа

Отдельно выделяется базовый анализ бизнес процессов. Он состоит из таких элементов:

• исследование имеющихся данных;
• анализ производительности, времени на исполнение, задействованных сотрудников (наиболее важных статистических фактов);
• сравнительный анализ получившихся показателей в динамике;
• представление информации в виде графических схем для наглядности.

Базовое исследование поможет получить важные данные, но этого недостаточно для масштабной работы. Существует два основных вида анализа бизнес процессов, каждый помогает решать свой круг задач.

Качественный анализ бизнес процессов основывается на субъективных оценках. Также для него используются графические схемы, используемые нормативные акты. Можно выделить такие качественные методы анализа бизнес процессов:

• SWOT-анализ – обнаружение сильных и слабых сторон, нахождение возможных улучшений или угрозы (обычно выполняется анкетирование для создания таблицы);
• выделение проблем – создаётся схема для отображения групп функций и исполнителей (нужно отметить проблемы, обнаруженные анкетированием);
• ранжирование – выполняется классификация по уровню эффективности и важности для компании, чтобы выбрать те, которые первостепенно требуют модернизации (из-за субъективности методика хороша не всегда).

Не стоит забывать, что визуальный анализ может создать ошибочное мнение, при их построении не всегда можно гарантировать отсутствие ошибок. Для аналитической деятельности нужны знания и понимание особенностей конкретной отрасли.

Более эффективно применение количественных методов анализа бизнес процессов. Они подразумевают детальный сбор информации, эффективность здесь оценивается большим количеством цифр. Количественный анализ бизнес процессов включает в себя оценку показателей:

• процесса (числа, означающие различные затраты: время, финансы, труд людей);
• продукта (объём, номенклатура, наличие брака и его число);
• удовлетворенности клиентов (насколько продукция соответствует ожиданиям потребителей).

Структура

Чтобы улучшить процесс, нужно понять из чего он состоит. Анализ подразумевает нахождение данных, нужных для понимания структуры бизнес процессов:

• требования (они могут касаться количества, качества, экономики, экологии, времени);
• технологическая последовательность, благодаря ей можно охарактеризовать вид процесса и цель его использования;
• актуальная структура, являющая собой последовательность движения заказа через элементы организации;
• ориентированные на процесс данные, к ним относятся длительность, использование персонала, производственные площади, затраты на изготовление продукта и транспортировку.

Построение структуры входит в основы анализа бизнес процессов, без этого не получится добиться результата. Система показателей подскажет, как эффективнее осуществлять управление для проведения оптимизации.

Инструменты для управления

Анализ бизнес процессов предприятия помогает понять, какие изменения стоит внести в управление. Нередко конечной целью становится проведение автоматизации. Эффективным инструментом для этого станет система «Forward BPM», которая помогает гибко формировать содержание и этапы для каждого заказчика.

Можно выделить в системе две большие части. DocFlow используется для работы с документами, обеспечивает их совместное создание и редактирование, предусмотрено разделение на множество уровней доступа. Маршрутизация позволяет задать и отследить все этапы. WorkFlow помогает участникам передавать поручения друг другу, а руководитель отслеживает их исполнение.

Для работы с отдельными бригадами и независимыми монтажниками можно применять систему «Forward WFM». Она включает в себя обширный инструментарий для контроля.

Стоимость процесса

Анализ бизнес процессов компании помогает определить стоимость самого процесса, отдельных показателей (оплата работы сотрудников, связь, амортизация и другое), стоимости продукции (включая затраты на сырьё, работу, амортизацию).

Эффективный бизнес процесс поможет выстроить только качественный анализ, пример можно найти в каждой компании. Проведение анализа бизнес процессов помогает избежать лишних трат и потенциальных проблем, вместо этого находится способ оптимизации деятельности. Например, при расчёте стоимости продукции можно обнаружить расходы, которые можно сократить.

Как дать оценку качеству

Чтобы понять, как позволяет оценить бизнес процесс анализ, пример поможет лучше всего. Используются структурные (отношение части к целому) и относительные (отношения отдельных элементов друг к другу) показатели. Если оператор предлагает клиенту какую-то услугу, можно оценить работу контактного центра по соотношению звонков с количеством подключенных услуг. Подобные показатели эффективности или брака можно рассчитать в любой области. Однако, анализ бизнес процессов деятельности включает в себя поверхностные данные, их соотношения друг с другом, обнаружение зависимостей.

В результате проведения анализа бизнес процессов приобретается такая информация:

• количество возвратов и жалоб;
• число отгрузок с неполными комплектами;
• количество брака;
• число внештатных ситуаций, когда становится необходимо вмешательство руководства;
• возможности для внесения корректировок в процессы из-за требований заказчика и независимых условий;
• обнаружение зависимости между эффективностью процесса и исполняющими работниками;
• степень контроля;
• возможности оптимизации.

Точность результатов зависит от того, какие способы анализа бизнес процессов применяются. Определить качество можно в той степени, в какой используемые методы подходят для такой оценки. Например, анализ проблем бизнес процессов и анализ функций бизнес процессов решают несколько разные задачи. Соответственно, оценка качества зависит от того, что за критерии актуальны в данном исследовании.

Анализ существующих бизнес процессов нужен для определения их эффективности. Полученный результат поможет определить направление дальнейшей деятельности. Взвешенный подход является залогом успешной работы, применение автоматизации облегчит выполнение поставленных задач.

Источник



Все о Process Mining от ProcessMi

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

Современные методы анализа бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов — это обнаружение бизнес-процессов и их оценка на основе данных. Применяется когда организация независимо от сферы экономической деятельности и формы собственности ставит своей целью улучшить качественные показатели работы, выйти на новый уровень конкурентоспособности путем улучшения или полного реинжиниринга процессов.

Методы анализа бизнес-процессов

Методы анализа бизнес-процессов можно разделить на два типа — качественный и количественный. Эксперты говорят о том, что оба подхода достаточно субъективны и в нынешних условиях правильнее применять технологические решения, например системы класса process mining. Однако, они подходят для внедрения в крупных компаниях с высоким показателем автоматизации. Для небольших организаций ручной метод анализа более приемлем, как менее затратный.

Разберемся в методиках. Качественный анализ основывается на субъективных оценках, например: SWOT-анализ, анализ проблем (выявление проблемных областей), ранжирование процессов (распределение процессов по уровню важности). В то время, как количественный фокусируется на измерении показателей эффективности самого процесса. Сейчас широко используется такие методы количественного анализа, как АВС-анализ, он же операционный, и имитационное моделирование процессов.

АВС — анализ помогает классифицировать ресурсы и основан на принципе Парето, который применяют к финансовой составляющей. Будь то управление продажами или складскими запасами. Задача АВС-анализа заключается в делении показателей, например:

А — наиболее ценные (клиенты или позиции товара). Например: 20 % клиентов, которые приносят 80% продаж.

В — промежуточные и С — менее ценные, например: на 50 % клиентской базы приходится только 5 % реальных сделок.

Имитационное моделирование. Этот метод используют для создания моделей реальных процессов (ситуаций) для последующей манипуляции. Цель, получить понимание, как строятся связи между процессами внутри компании. Этот метод позволяет не только избежать затрат, более ценна возможность увидеть, причинно-следственные зависимости и понять, какие факторы извне влияют на компанию. Имитация проводится с использованием специализированного ПО.

Показатели эффективности бизнес-процесса

Принято выделять следующие показатели эффективности бизнес-процесса:

• Сложность.
• Процессность.
• Контролируемость.
• Ресурсоемкость.
• Регулируемость.

Также к показателям эффективности можно отнести стоимость процесса. Здесь мы говорим о затратах, которые несет компания на исполнение одного цикла процесса. И затраты на обучение персонала, которые несет компания повышая квалификацию сотрудников, которые работают в рамках того или иного процесса.

Process mining

Process mining технология, которую несколько лет назад начали применять для анализа бизнес-процессов. Системы класса process mining строят точные модели процессов основываясь на данных из информационных систем, которые используют в компании. Речь идет о специализированном ПО, применяемом для решения профессиональных задач. Это могут быть 1C, CRM, системы управления проектами и т.д. Таким образом PM воссоздает точную и полную картину течения процессов, демонстрируя отклонения и несоответствия установленным регламентам. Практически каждый проект по внедрению PM состоит из нескольких шагов:

1. Определение процесса, который предстоит оцифровать.
2. Определение ИС.
3. Сбор данных (цифровых следов).
4. В случае необходимости обработка данных, например с помощью ETL-инструментов.
5. Загрузка данных в систему класса process mining, которая автоматически строит карту процесса.
6. Анализ показателей процесса.
7. Оптимизация процесса.

Стоит сказать, что оцифровке может быть подвергнут любой процесс: от закупки до платежа (P2P), от заказа до оплаты (O2C), управление движением денежных средств, IT-услугами, кредитами, клиентскими счетами и цепочками поставок (SCM) и т.д.

В 2019 году компания «Сахалин Энерджи» отчиталась о завершении проекта по внедрению технологии PM. Управленцы ставили целью оптимизировать процесс закупок, с помощью системы класса process mining от Celonis удалось добиться 100% прозрачности процесса, повысить его безопасность и снизить риск мошеннических действий.

Стоит сказать, что в России технологии становится более популярной, к ее внедрению прибегают крупные компании из разных отраслей. Известно, что успешные проекты были реализованы в Теле2, МТС, банке ВТБ, Сургутнефтегаз, Газпром Нефть.

Источник

Анализ бизнес-процессов

В процессе анализа, мы рассматриваем бизнес-процессы организации на двух уровнях: уровень бизнес-модели и уровень выполнения процессов.

Уровень бизнес-модели

Уровень бизнес-модели, это верхний уровень, который представляет все бизнес-процессы компании в виде взаимосвязанной системы. На данном уровне, оценка эффективности процессов сфокусирована на соответствии системы бизнес-процессов особенностям компании, анализе разрывов, распределения ответственности, взаимодействия внутренних процессов и эффективности взаимодействия с внешними заинтересованными сторонами.

Уровень выполнения процессов

Уровень выполнения процессов – глубокий анализ состава и порядка выполнения операций в каждом процессе. Всестороннее рассмотрение позволяет оценить эффективность всех составляющих процессов, например эффективную загрузку персонала, и выявить возможности улучшения.

Что мы анализируем

Анализ бизнес-модели

Анализ процессов на уровне бизнес-модели позволяет определить, насколько структура бизнес-процессов соответствует стратегии, целям, задачам, ограничениям и структуре компании. Обязательным пунктом анализа бизнес-модели является оценка того, насколько выполнение ежедневных, операционных процессов соответствует стратегии компании и приближает достижение стратегических целей, и задач. В совокупности с оценкой бизнес-компетенций организации наш подход позволяет быстро выявить слабые и недостающие звенья бизнес-модели.

Анализ выполнения процесса

Анализ эффективности процесса начинается с анализа механизма реализации, или выполнения процесса. Задача анализа выполнения процесса – детально рассмотреть все составляющие, чтобы обнаружить неэффективные операции, события и сценарии процесса, и оценить их с точки зрения времени и стоимости выполнения. Анализ выполнения процесса включает в себя: анализ состава и эффективности операций, анализ времени выполнения операций и сценариев, сценарный анализ, анализ рабочих и информационных потоков в рамках процесса, анализ бизнес-правил и механизмов принятия решений в процессе, анализ соблюдения требований, анализ влияния «человеческого фактора» на вариативность и вариабельность, анализ стоимости процесса.

Анализ управления

Анализ процессов управления позволяет определить их полноту, эффективность, интенсивность и соответствие потребностям компании. Анализ процессов управления включает в себя анализ эффективности механизмов принятия решений. Который, в свою очередь, включает в себя анализ системы показателей эффективности, как на уровне компании, так и на уровне отдельных процессов.

Исследование и оценка эффективности процессов изменений позволяет сформировать подходы к изменениям, которые будут наиболее эффективны в конкретной ситуации.

Анализ управления отдельных процессов включает в себя оценку прозрачности и эффективности управления, в том числе эффективность управляющей документации, механизмы работы обратной связи и анализ эффективности обмена информацией.

Анализ цепочки создания ценности

Оценка эффективности предприятия начинается с анализа процессов, входящих в цепочку создания ценности. Именно от этих процессов зависит коммерческий успех компании. Любые отклонения в цепочке создания ценности оказывают негативное влияние на продукты, клиентов и итоговые показатели компании. Анализ процессов цепочки создания ценности позволяет определить ограничения, рассчитать стоимость и потери производственных циклов.

Анализ потоков

Анализ входов процесса

Анализ продуктов

Анализ ответственности

Анализ эффективности использования ресурсов

Анализ внешних взаимодействий

Анализ проблем

Проблема – явление или фактор, оказывающий негативное воздействие на эффективность процессов, по мнению сотрудников компании. Анализ проблем позволяет выявить объективные отклонения, причины их возникновения и возможности для улучшения, а также определить, устранение каких проблем приведет к наибольшему результату. Оценка эффективности процессов и анализ проблем дает возможность персоналу пересмотреть отношение к проблемам. В результате, часть проблем переходят в статус простых задач, которые сотрудники могут решить самостоятельно.

Анализ проблем также включает в себя анализ нереализованных возможностей и резервов процесса.

Анализ и оценка рисков

Выявление и анализ рисков в бизнес-процессах позволяет пересмотреть состав и порядок выполнения операций таким образом, чтобы вероятность рисков была значительно уменьшена, а в случае наступления рисковых событий, это оказало минимальное влияние на стоимость и результат процесса. В долгосрочной перспективе, работа с рисками всегда снижает стоимость процессов и повышает их управляемость. Именно поэтому, оценка эффективности процессов, без анализа рисков, имеет серьезные недостатки, с долгосрочной точки зрения.

Анализ процессной зрелости

Оценка эффективности процессов должна включать анализ процессной зрелости. Данный вид анализа позволяет определить текущую стадию процессного развития компании и отдельных бизнес-процессов. Это необходимо для планирования развития компании в применении процессного подхода и, как следствие, в повышении общей эффективности.

Оценка эффективности процессов

Анализ составных частей не исключает анализ каждого процесса, как единого механизма. Анализ эффективности процесса позволяет понять, насколько процесс эффективен относительно других процессов компании, насколько он соответствует лучшим практикам, на каком этапе жизненного цикла находится процесс, насколько он должен быть формализован и стандартизирован.

Оценка эффективности предприятия зависит от двух составляющих: эффективность отдельных процессов и эффективность их взаимодействия.

Источник

Зачем нужен и как проводится анализ бизнес-процессов компании?

Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы.

Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.

Сущность и цели

Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения.

Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу.

Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты:

• высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции;
• существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий;
• низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи;
• длительное время поставки товара;
• чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции;
• проблемы со сроками выполнения договоров.

Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы.

Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:

• аудит бухгалтерской отчётности;
• изучается производственная документация;
• описывается алгоритм производства;
• изучается процесс в действии.

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

• определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;
• исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;
• оценка выполнения установленного плана;
• анализ использованных возможностей предприятия;
• разработка плана оптимизации процессов.

Как осуществляется управление бизнес-процессами в организации – читайте в этой статье.

Все возможные виды бизнеса и их краткую характеристику вы можете найти здесь.

Методы анализа

Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.

1. Опрос руководства и работников предприятия.
2. Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
3. Построение таблицы.

SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.

Определение проблем процесса

Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа.

Алгоритм процедуры исследования следующий:

1. Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей.
2. Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии.
3. Установление проблемных участков.

Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса.

Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков:

1. Составляется перечень основных этапов цикла.
2. Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров.

Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции.

Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей.

Визуальный анализ графических схем

Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:

• подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно;
• любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным;
• выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений.

1. Рассматривается каждая деталь процесса.
2. Анализируется содержание этапов цикла.
3. Устанавливается перечень необходимых документов.
4. Проверяется наличие информации во входящих бумагах.

По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов.

Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла.

Используемые показатели

Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей.

Существует три их вида:

1. Структурные. Они представляют собой соотношение исходных данных, при этом цифра в числителе является частью, принадлежащей показателю в знаменателе. Например:
2. Относительные показывают отношение показателей разных областей работы компании. Например, производительность продукции:
3. Коэффициенты показывают соотношение цифр разных периодов, но имеющих одинаковые единицы измерения. Например:

Процесс анализа и моделирования процессов организации в специализированной программе смотрите на следующем видео:

Анализ на примере конкретной компании

В ООО «Латея» проводится анализ процесса комплектации готовых изделий на складе. Он будет выглядеть следующим образом:

• Исследование проблем. В ходе работы выявлены слабые места:
  • неравномерная загрузка сотрудников;
  • не используются системы автоматизации;
  • отсутствие комфортных условий работы.
  • мотивировать работников на постепенное выполнение заказов в течение периода;
  • установить причины неравномерной поставки продукции;
  • интегрировать информационные системы и связать базы данных по всему предприятию;
  • внедрить новые алгоритмы работы автоматизированных продуктов;
  • реконструировать здание для обеспечения физического комфорта сотрудников;
  • систематизировать стеллажи для облегчения доступа.

  Устранение перечисленных проблем помогло компании увеличить скорость обработки заказов на складе.

  Источник

  Эффективный анализ бизнес процессов

  Эффективность деятельности предприятия напрямую зависит от уровня управления предприятием. Анализ бизнес-процессов считается основой продуктивного контроля. На основании результатов исследования выявляются сильные и слабые стороны компании, а также принимаются решения по исключению недостатков.

  Что называют анализом бизнес-процессов, и когда его проводят

  Анализом бизнес-процессов называют совокупность методов и приемов, направленных на сбор и систематизацию информации о компании, в ходе которой выявляются достоинства и недостатки фирмы.

  Основной задачей исследования является контроль деятельности предприятия, а также повышение эффективности его работы и конкурентоспособности.

  Анализ бизнес-процессов, как правило, проводят регулярно, раз в год. Однако если случаются погрешности в деятельности фирмы, реализация исследования потребуется вне плана. Оценка может понадобиться в следующих случаях:

  1. Компания совершает крупные расходы на производство продукции, ее хранение и транспортировку, а также на внедрение новых процессов.
  2. Сравнительно небольшой период создания продукта и длительная доставка товаров до конечного потребителя.
  3. Нарушение договорных условий.
  4. Большой ассортимент товаров, нарушение соотношения выпуска видов продукции.
  5. Снижение качества производимых товаров.
  6. Увеличение себестоимости продукции.
  7. Рост временных затрат.
  8. Иные факторы, указывающие на необходимость проведения исследования.

  В ходе анализа бизнес-процессов аналитики исследуют бухгалтерскую отчетность и внутреннюю документацию фирмы, изучают производственный процесс, выявляют реальную доходность и уровень затрат от реализации бизнес-процессов. После завершения оценки разрабатывается план, содержащий пути повышения эффективности совершаемых бизнес-процессов.

  Методы анализа бизнес-процессов

  Качественный анализ бизнес-процессов может проводиться одним или несколькими методами. На практике, различают следующие приемы:

  • SWOT-исследование;
  • схематическое отражение проблем;
  • распределение и оценка бизнес-процессов;
  • оценка соответствия фактических показателей стандартам или плану;
  • выявление проблем на основе визуализации бизнес-процессов.

  Важно! Количественный анализ бизнес-процессов проводится на основании оценки существующих показателей.

  SWOT-исследование

  SWOT-исследование – это один из видов качественного анализа бизнес-процессов, при котором выявляются сильные и слабые стороны, а также потенциальные возможности и существующие угрозы. Оценка реализуется в четыре этапа:

  1. Проводится анкетирование или опрос сотрудников предприятия, членов руководствующего звена и администрации.
  2. Результаты опроса обрабатываются. Выявляются сильные и слабые стороны бизнес-процессов, скрытые и неиспользуемые возможности, а также существующие угрозы.
  3. На следующем этапе строится SWOT-таблица, разделенная на 4 части.
  4. Заключительный этап связан с оценкой результатов и разработкой рекомендаций по увеличению эффективности бизнес-процессов.

  Важно! SWOT-исследование является одним из самых простых методов качественного анализа деятельности компании и применяется в совокупности с другими приемами.

  Пример SWOT-исследования

  Приведем пример SWOT-анализа компании ООО «МегаСтрой», выполняющей строительные работы:

  Работники выполняют задачи на высоком уровне

  Нанят высококвалифицированный персонал

  Выполнение некоторых задач приходится дублировать

  Падение качества выполняемых работ

  Результат исследования показал, что компания имеет все шансы повысить эффективность своей деятельности. Для этого нужно организовать систему контроля над персоналом, повысить уровень их самодисциплины и самоорганизации.

  Составление схемы проблем

  Составление схемы проблем является первичным анализом бизнес-процессов. В дальнейшем компания должна провести более глубокое исследование на основании построенной структуры функций, исполнителей и основных недостатков.

  Пример составления схемы проблем

  Проведем анализ деятельности компании ООО «МегаСтрой» посредством составления схемы проблем:

  

  Результат показал, что существуют проблемы в области закупок. Оборудование и сырье, необходимые для выполнения работ, закупаются не вовремя, что приводит к нарушению сроков сдачи заказов. Также практически отсутствует контроль над деятельностью строительной бригады, что снижает качество производимых работ.

  Распределение и оценка бизнес-процессов

  Распределение и оценка бизнес-процессов – это ранжирование действий по важности и эффективности. На основании данного анализа можно понять, какие операции нужно улучшить прямо сейчас, а повышение эффективности каких опций можно отложить «на потом». Как правило, анализ на основании распределения и оценки бизнес-процессов реализуется на этапе планирования деятельности компании.

  Пример анализа на основе распределения и оценки бизнес-процессов

  В ходе исследования на основании ранжирования и оценки процессов составляется таблица, которая делит операции по важности и эффективности:

  Важность бизнес-процесса	Эффективность бизнес-процесса
  	Высокая	Средняя	Низкая
  Важный	Опция 1	Опция 4	–
  Средне-важный	Опция 3	–	Опция 6
  Не важный	Опция 5	Опция 2	Опция 7

  На основании проведенного исследования можно сделать вывод о том, что в первую очередь требуется улучшение «Опции 6», так как она имеет низкую эффективность и среднюю значимость. Далее, действия компании должны быть направлены на «Опцию 4», имеющую среднюю эффективность и высокую важность. В последнюю очередь можно приступить к повышению качества неважных процессов.

  Исследование на соответствие показателям стандартизации

  Исследование на соответствие показателям стандартизации – сложный и многогранный анализ, который включает в себя:

  • сбор основной информации посредством анкетирования;
  • группировку функций компании;
  • классификацию функций управления;
  • выявление отклонений;
  • разработку предложений по исключению недостатков.

  На первом этапе создается вопросник, который помогает выявить соответствие фактических значений показателей значениям стандартизированным или плановым. Далее, важно определить функции планирования, анализа и улучшения бизнес-процессов. Для наглядности может быть составлена таблица.

  Также необходимо оценить функции управления таких групп, как планирование, выполнение работ, учет, контроль деятельности и принятие административных решений. В ходе анализа выясняется, какие показатели не соответствуют принятым стандартам или ранее разработанному плану. В случае необходимости, разрабатываются предложения по повышению продуктивности бизнес-процессов.

  Визуализация бизнес-процессов и выявление проблем

  Визуализация бизнес-процессов представляет собой составление схемы документооборота и функций, выполняемых компанией. Чтобы провести достоверную оценку, аналитик должен обладать высокими познаниями в области реализации исследуемого объекта. Например, если оценивается оборот документов, исследователь должен знать, какие бумаги входят и выходят на каждом этапе процесса.

  Важно! В процессе визуализации важно учитывать все факторы. Отсутствие даже одного элемента приведет к искажению результатов.

  Количественный анализ: оценка показателей бизнес-процессов

  Количественный анализ заключается в оценке показателей бизнес-процессов. Анализ проводится путем группировки существующих факторов на 3 большие группы:

  1. Структурные – показатели, отражающие схему самого процесса.
  2. Относительные, рассчитываемые в отношении продукта бизнес-процесса.
  3. Коэффициентные – значения, показывающие качество продукции и уровень удовлетворения потребностей клиентов.

  Первая группа показателей находится путем деления одних результатов деятельности компании на другие, например, прибыли на общий объем дохода.

  Относительные факторы определяются также путем нахождения отношения. Только в этом случае делятся не итоги работы, а процессы. Например, объем выпущенной продукции на количество затраченных часов на ее изготовление.

  Коэффициенты находятся при помощи специальных экономических формул. Всего в ходе анализа компании может быть исследовано более 200 различных показателей. Зачастую, определяются значения, характеризующие:

  • время выполнения той или иной опции;
  • технологию процесса, используемую в ходе работы компании, оборудование, программное обеспечение;
  • стоимость реализации процесса, которая находится путем подсчета затрат;
  • качество предмета труда;
  • конечный результат деятельности фирмы.

  Надо отметить, что под итоговым значением работы компании понимается ее доходность, рентабельность и ликвидность. Именно эти показатели находятся в первую очередь при проведении количественного анализа. Данный вид исследования позволяет не только наглядно оценить деятельность предприятия, но и представить бизнес-процессы в виде математических значений.

  Источник