Функции метода анализа документов

Лекция 28. Метод анализа документов

Метод анализа документов – метод сбора данных в ходе проведения исследований систем управления, основанный на применении информации, зафиксированной в письменной или печатной форме, на магнитной пленке, в электронном виде, в иконографической форме и др.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами.

Использование данного метода дает исследователю возможность определить структуру и. элементы изучаемой системы управления, взаимосвязи, существующие между этими элементам, изучить законы функционирования данной системы, приобрести сведения, необходимые для изменения изучаемой системы, и т. д. Метод анализа документов бывает двух видов:

Традиционный анализ документов состоит из исследования содержания документов:

• достоверности используемой информации.

Данный метод используется при анализе:

• функциональных обязанностей в сочетании с анализом приказов о поощрении;

• справок по результатам проверки деятельности подразделений;

• писем, жалоб, приходящих в аппарат управления.

Формализованный анализ документов (контент-анализ) – метод сбора данных при помощи количественного описания имеющейся информации в документах. Анализу подвергаются различные источники информации:

• официальные документы организации (устав, указы, приказы и др.);

• газетные и журнальные статьи;

• фотографии и др.

Основу данного метода составляет процесс кодирования информации с целью получения количественной информации о содержимом документа.

Контент-анализ разделен на следующие стадии:

• определение системы категорий анализа, т. е. смысловых единиц, которые находятся в тексте. При этом необходимо определить систему Смысловых единиц таким образом, чтобы она:

• соответствовала решению исследовательских задач;

• отражала смысл основных понятий исследования;

• была надежной, ее составляющие были взаимоисключающими;

• выбор единицы анализа текста, щ качестве которой могут выступать:

• установление единицы отсчета – количественный критерий единицы анализа, которая позволяет зафиксировать частоту появления единиц анализа в исследуемом документе. В качестве единиц отсчета могут выступать:

• количество определенных слов;

• число красных строк;

• общее число строк; количество строк;

• число букв в абзаце и т. д.

Результаты проведенного контент-анализа могут быть обработаны разными методами: методами статистической группировки, методами ранжирования.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Применение метода анализа документов

Многие факты общественной жизни (поступки, события, мнения) бывают зафиксированы разными способами — с помощью звукозаписи, фотографий, рисунков, букв, цифр, стенографических и иных знаков и т.д. Такая информация, независимо, каким способом зафиксированная, может быть документом для исследователя. Слово «документ» произошло от латинского слова documentum — “доказательство“, “свидетельство“. В специальных нормативных актах документ как носитель социальной информации в жизни современного общества определяется «как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» (3, с.41). «Документом в социологии называется специально созданный человеком предмет, предназначенный для передачи или хранения информации» (34, с.276). Необходимо подчеркнуть, что термин «документ» в социологии отличается от общеупотребительного: так, в обыденной жизни обычно под документом мы понимаем только официальные материалы, которые закреплены печатью и подписью руководителя или опубликованы от имени государственных органов, официальных лиц.

Большая часть информации, необходимая социологу в его исследовательской деятельности, содержится в документальных источниках. Все сферы жизнедеятельности современного общества пронизаны потоками документальной информации. С полной уверенностью можно сказать, что в обществе нет такой единицы, ячейки или элемента структуры общества, начиная от самых маленьких (человек, семья, школьный класс, производственная бригада) и кончая самыми большими (церковь, политическая партия, государство), которая не была бы документально оформлена.

Вся жизнь человека, группы, коллектива, общества сопровождается постоянным документированием. Для отдельного человека это свидетельство о рождении, больничная карта, детские рисунки, письма, дневник, фотографии, автобиографии, характеристики. Для маленьких ячеек — бригады — это приказы о ее создании, штатное расписание в отделе кадров и т.д. Для партий — это уставы, программы. А для самого крупного элемента структуры общества — государства — это конституция, законодательство
и т.п.

Существующие между различными социальными организациями, институтами, общностями, системами документальные связи отражают важные характеристики социальных процессов и отношений, их экономические, правовые, социально-психологические и многие другие аспекты. В документах фиксируется состояние и изменение социальных процессов во времени. Поэтому многие общественные науки используют документы в качестве объектов изучения, выделяя различные содержательные и функциональные характеристики. Любая социальная информация является результатом определенной социальной деятельности и поэтому отражает классовые, национальные, политические, экономические и другие отношения людей, их интересы, потребности и т.д.

Как отмечают авторы “Рабочей книги социолога”; “анализ документов дает исследователю возможность увидеть многие важные стороны социальной жизни, помогает установить нормы и ценности, свойственные определенному обществу в определенный исторический период, получить сведения, необходимые для описания тех или иных социальных структур, проследить динамику взаимодействия между различными социальными группами и отдельными людьми и т.д.» (34, с.275) .

Документы обладают определенной спецификой, в них находит отражение не только объективная реальная действительность, но и отношение к ней субъекта, создателя документа. И исследователю необходимо раскрыть связь между ними, чтобы получить из документа информацию о реальном факте.

К сожалению, метод анализа документов пользуется меньшей популярностью, чем другие методы социологического исследования (опрос, наблюдение), но это связано в большей степени не с его малыми возможностями, а с тем, что исследователи не знают этих возможностей и не умеют ими пользоваться. Многие исследователи до сих пор не умеют отыскивать, анализировать и использовать существующие документы, а это все идет от неумения оценить документ с точки зрения его надежности.

Как показывает опыт, именно знакомство с документальными источниками и их всесторонний анализ дает возможность получать исследователю необходимую информацию на каждом этапе исследования.

Исследователь должен иметь полное и четкое представление о существующих документальных источниках, в которых содержится необходимая информация по изучаемой проблеме.

При проведении социологического исследования практически всегда используются документальные источники для получения эмпирической информации. Даже при проведении простого опроса исследователь использует статистические документы для обоснования выборочных процедур.

В современных исследованиях анализ документов может применяться: 1) как основной и единственный метод; 2) в сочетании с другими методами; 3) как вспомогательный метод обработки массивов данных, полученных другими методами (обработка открытых вопросов анкет и интервью), а также уточнения этих данных.

В качестве единственного метода анализ документов особенно практиковался в социологии в 20-х годах (У. Томас, Ф. Знанецки и др.), в настоящее время его часто называют «биографическим методом». Основу этих исследований составляют исключительно и преимущественно личные, неофициальные документы (письма, дневники, биографии). Подобный метод используют в психологии, а также в области юриспруденции и криминологии, так как здесь особенно много подробных личных документов официального и неофициального характера (протоколы допроса, признания, приговоры, личные документы, биографии и т.п.).

Применение анализа документов в этих исследованиях давало обильную информацию об определенных социальных явлениях, о причастных к ним лицах и группах, о личных взглядах и оценках, а также о фактических видах поведения, намерениях и поступках людей, включая лежащие в их основе мотивы, интересы и идеалы. Нередко подобные документы содержали сведения и об авторе (пол, возраст, уровень образования, семейное положение, профессия и т.д.), а это позволяло в известной мере получить дифференцированное представление не только об установках и характере поведения различных лиц и групп, но и мотивациях, лежащих в их основе, что в свою очередь делало возможным выявление определенных обусловливающих взаимосвязей поведения индивидов и факторов окружающей среды (32, с.355) .

Также документы могут быть основным, а порой и единственным источником информации об изучаемом объекте, когда изучению подлежат большие социальные системы и группы (например, социальные институты, классы), или когда речь идет об изучении динамики этих объектов в течение больших периодов времени, т.е. об их историко-социологическом анализе (34, с.287).

Во всех вышеперечисленных случаях проведение исследований другими методами либо оказывается неполным, недостаточно надежным, либо вообще невозможным или неэкономичным. Таким образом, иногда информация, полученная из документальных источников, характеризует такие аспекты изучаемого явления или процесса, которые не доступны другим методам.

Но чаще всего все же анализ документов применяется в комплексе с другими методами. В данном случае он позволяет решать различные исследовательские задачи. Для этого необходимо подбирать соответствующие документы.

При исследовании какого-либо объекта или явления в его историческом развитии источником информации будут выступать официальные и неофициальные (главным образом, архивные) документы, в которых содержатся необходимые сведения. В исследованиях, направленных на изучение мнений и установок, необходимо изучать личные документы и ответы на специально поставленные вопросы анкет и интервью. При исследовании внутренних структурных характеристик отдельных людей или малых групп можно сочетать анализ ответов, изучаемых на специально поставленные вопросы анкет и интервью, данных, полученных в результате тестирования, а также изучения личных документов (писем, дневников, автобиографий и т.п.).

В основном данные, имеющие место в документах, содержат информацию только о результатах человеческой деятельности или социального поведения, записанную задним числом, и совсем не раскрывают сам процесс данной деятельности или поведения. Исключением являются лишь неофициальные, личные документы (например, дневники), для которых характерен большой объем поясняющего материала. В связи с этим если перед исследователем стоит задача получить надежные высказывания о процессе и условиях его протекания, то необходимо обязательно использовать другие методы.

Важное значение имеет применение анализа документов на начальной стадии большинства исследований, когда еще не совсем ясна проблемная ситуация. Сбор же основной информации об объекте в дальнейшем может осуществляться с помощью других методов (анкетирование, интервью, наблюдение). Часто бывает так, что анализ документов дает исследователю большую часть необходимой информации, что в свою очередь ведет к более точному и целенаправленному использованию других методов. В данном случае анализу могут быть подвергнуты такие письменные документы, как научные публикации (книги и статьи), отчеты и табуляграммы, содержащие результаты предшествующих исследований, различного рода статистическая и ведомственная документация. Круг собственно социологических документов, отражающих различные стороны общественной жизни, очень широк, поэтому любое эмпирическое социологическое исследование необходимо начинать с анализа имеющихся по интересующей исследователя проблеме документов.

Работа с документами может дать исследователю отправные точки для изучения возникающих социальных проблем и явлений, локализовать проблему, помочь составить некоторое общее цельное представление об объекте и позволяет выдвинуть гипотезу. Так, официальные документы отдельных индивидов (личные листки по учету кадров, библиотечные формуляры, автобиографии и др.) могут стать источником самой общей, первоначальной информации о тех, к кому они имеют отношение, и на основании данных сведений у исследователя появляется возможность выдвигать гипотезы.

Например, анализ данных, имеющихся в отделе кадров, может привести к появлению гипотезы о том, насколько сильно влияет на текучесть кадров данного учреждения удаленность его от места жительства служащих.

Использование статистических данных полезно в любом социологическом исследовании независимо от того, каким будут последующие методы сбора информации. Статистические данные содержат периодически собираемую информацию об одних и тех же характеристиках объектов и обычно являются чрезвычайно важным материалом для исследователя. Благодаря этим данным исследователь имеет возможность сравнивать интересующую его переменную с набором фактов, отмеченных статистикой. Например, при изучении престижности разных профессий, исследователь может сравнить полученные результаты с численностью людей, занятых в той или иной сфере деятельности, объемом образования и другими статистическими данными (34, с.288). Статистические данные необходимо также использовать при построении репрезентативной выборки.

Иногда социальная информация, содержащаяся в документах, дублирует данные, получаемые другими методами (опрос, наблюдение), и тогда она служит средством взаимопроверки и контроля их надежности. Так, на стадии анализа и интерпретации результатов, полученных другими методами, исследователь часто обращается к статистическим, отчетным, плановым документам, к научным публикациям для того, чтобы сравнить полученные данные с уже имеющимися, выявить динамику изучаемых процессов, региональные или ведомственные особенности изучаемой ситуации, а также уточнить границы интерпретации полученных результатов и проконтролировать их качество. Например, данные, полученные с помощью опроса, касающиеся характера используемой студентами литературы, могут быть дополнены данными анализа библиотечных формуляров.

Несмотря на то что существует тесная связь между анализом документов и наблюдением, а ряд западных ученых в некоторых случаях даже отождествляют их, все же анализ документов отличается от наблюдения. Эти отличия, как указывает В.Е. Семенов (36, с.51), заключаются в следующем. Во-первых, анализ документов применяется только для анализа (наблюдения) знакового поведения человека, причем конвенционального знакового (сигнального), в первую очередь, вербального поведения. Во-вторых, анализ документов имеет дело только с опосредованным отражением человеческого поведения, которое зафиксировано в виде документов (рукопись, печать, звуко- и видеозапись и т.п.), а не с живым поведением изучаемых индивидов, что характерно для наблюдения. Фиксированность эмпирических объектов определенным образом обеспечивает надежность и точность контент-анализа, а их опосредованность, «неодушевленность» в свою очередь снимает проблему «эффекта присутствия» исследователя на объект.

Как отмечают авторы книги “Процесс социального исследования” (32, с.348), сущность анализа документов, в противоположность другим методам социального исследования (опрос, наблюдение, эксперимент и т.п.), принципиально иная. Если с помощью их важные для исследователя сведения получают первично, т.е. непосредственно от обследуемых, то при анализе документов значимые для исследования данные получают вторично, т.е. опосредованно, путем оценки либо высказываний относительно изучаемых лиц и окружающей среды, либо высказываний, хотя и сделанных ими лично, но появившихся независимо от исследования и его направленности.

Источник

Методы анализа документов

Традиционный анализ – это цепочка умственных, логических построений, направленных на выявление сути анализируемого материала с определенной, интересующей исследователя точки зрения в каждом конкретном случае, т.к. интересующая информация, заложенная в документе, часто присутствует в неявном виде, в форме, отвечающей целям, с которыми документ был создан, но не всегда отвечающей целям маркетинговых исследований.

Поэтому проведение традиционного анализа означает преобразование первоначальной формы этой информации в необходимую исследователю форму.

Основным недостатком этого анализа является субъективность (т.к. проводится исследователем, а он человек).

В традиционном анализе внешний и внутренний анализ.

Внешний анализ – это анализ контекста документа и тех обстоятельств, которые сопутствовали его появлению.

Цель внешнего анализа – установить вид документа, его форму, время и место появления, автора и инициатора, какие цели преследовались при его составлении, степень надежности и достоверности, каков его контекст. Например, определенная политическая ситуация может способствовать предвзятому освещению событий в прессе, внутренние трения между членами руководства может отразиться на описании деятельности этой организации и т.п.

Внутренний анализ – это исследование содержание документа. Т.е. это работа, направленная на проведение внутреннего анализа документа и цифр, установление уровня компетенции автора документа, выяснение его личного отношения к описываемым в документе фактам (искажения могут возникать не только в случае симпатии или антипатии автора, источником искажений могут выступать и методологические позиции автора).

Отдельные виды документов из-за своей специфики, требуют специальных методов анализа и привлечения для их выполнения специалистов других областей знаний.

Юридический анализ. Он применяется для всех видов юридических документов. Его специфика заключается в том, что разработан особый словарь терминов, в котором значение каждого слова строго однозначно определено.

Психологический анализ. Он применяется при оценке отношения автора к какому-либо политическому, экономическому или социальному явлению. На основе таких исследований можно получить представление о формировании общественного мнения, общественных установок и т.д.

Формализованный анализ . Его называют часто количественный метод анализа документов (контент-анализ).

Суть этих методов сводится к тому, чтобы найти легко подсчитываемые признаки, черты, свойства документа (например, такой признак, как частота употребления определенных терминов), которые отражали бы определенные существенные стороны содержания. Тогда качественное содержание делается измеримым, становится доступным для точных вычислений.

Ограниченность формализованного анализа состоит в том, что не все содержание документа может быть измерено с помощью формализованных показателей.

Контент-анализ – это техника выделения заключения проводимого с помощью объективного и систематического выявления соответствующих характеристик текста задачам исследования.

Существуют общие принципы, когда применяется контент-анализ:

1) когда требуется высокая степень точности или объективности анализа.

2) при наличии большого по объему и несистематизированного материала.

3) когда категории, важные для целей исследования, характеризуются определенной частотой появления в изучаемых документах (например, в работе с ответами на открытые ответы анкет или глубинных интервью).

Основными направлениями использования контент-анализа являются:

1) выявление и оценка характеристик текста как индикаторов определенных сторон изучаемого объекта;

2) выявление причин, породивших сообщение;

3) оценка эффекта воздействия сообщения (например, рекламного).

Требование объективности анализа предполагает решение ряда проблем, связанных:

— с выработкой категорий анализа;

— с выделение единиц анализа;

— с выделение единиц счета.

Категории анализа – это понятие, в соответствии с которыми будут сортироваться единицы анализа (единицы содержания). (Например, потребители с разным уровнем дохода, положительные отрицательные и нейтральные оценки товара определенной марки).

Требования, предъявляемые к категориям:

— должны быть исчерпывающими, т.е. охватывать все части содержания, определяемые задачами исследования;

— взаимоисключаемыми, т.е. одни и те же части не должны принадлежать разным категориям;

— надежность, т.е. они должны быть сформулированы таким образом, чтобы у различных исследователей была высокая степень согласия по поводу отнесения какой-то части содержания к той или иной категории.

Единицей анализа (смысловой или качественной) является та часть содержания, которая выделяется как элемент, подводимый под ту или иную категорию. (Например, это может быть слово, устойчивое содержание слов, может не иметь явного терминологического выражения, а быть описательным, т.е. заголовок абзаца, раздела и т.п.)

Поэтому возникает задача выделение признаков (индикаторов), по которым определяется наличие в тексте темы или идеи, значимой с точки зрения целей исследования.

Индикаторами могут быть:

— относящиеся к теме слова и словосочетания;

— пути решения экономических проблем,

Например, при решении экономических проблем индикаторами могут быть отношение к событиям в терминах «за — против», «выгодно – невыгодно», «хорошо – плохо», в чьих это интересах, преследуемые интересы (политические, экономические, национальные, личные), социальные группы, общественные слои и т.п.

Выбрав смысловую единицу и ее индикаторы, исследователь должен определить и единицу счета, которая является основанием для количественного анализа материала. Она может совпадать или не совпадать с единицей анализа или ее индикатора.

Единицы счета обладают разной степенью точности измерения, а так же разным временем, уходящим на кодировку материала, попавшего в выборку.

Как правило, чем выше требование к точности, тем больше затраты времени на кодировку, с другой стороны, чем большая точность, тем более дифференцированы результаты и тем больше информации об объекте.

Поэтому, приступая к исследованию, необходимо решить:

— какая степень дифференциации нужна;

— как получить ее с минимальными затратами.

В практике методом контент-анализа были выделены общие единицы счета, отвечающие различным исследовательским требованиям.

1) время – пространство. Пригоден при исследований сообщений, передаваемых СМИ. За единицы счета принимают: число строк, абзацев, см 2 площади, значков, колонок, посвященных какому-то вопросу, мнению, оценке. Для кино, радио и телевидения – это время, отведенное освещению определенного события или метраж пленки.

2) появление признаков в тексте, т.е. наличие определенной характеристики содержания в любом признаке. Например, упоминание определенной марки продукта – в каждой из единиц контекстов, т.е. частей на которые разбит анализируемый текст. Так, если за единицу контекста принят абзац, то появление любого признака засчитывается 1 раз, независимо от количества повторений этих признаков в абзаце.

3) частота появления, т.е. когда фиксируется каждое появление любого признака данной характеристики.

При разработке программы маркетинговых исследований необходимо четко определить, какого рода характеристики объекта подвергаются изучению, и в зависимости от этого оценивать документы с точки зрения их адекватности, надежности, достоверности.

Адекватностьдокумента определяется как степень, в которой он отражает интересующие исследователя характеристики объекта, т.е. насколько он соответствует предмету исследования.

Надежность оценивается сопоставлением всех данных содержания с какими-то другими данными. Здесь возможны несколько вариантов проверки:

1) сравнение содержания документов, исходящих из одного источника. Такое сравнение может проводиться:

а) во времени, т.е. когда сравниваются характеристики сообщений одного и того же источника в различные моменты времени;

б) в различных ситуациях, например, в условиях разной покупательной способности населения;

в) в различных аудиториях.

2) метод независимых источников, т.е. выбираются характеристики из нескольких различных источников информации. Затем различия в характеристиках сравниваются с различиями в содержании сообщений.

Оценка достоверности данных документа проводится путем последовательного перебора источников встречающихся в документе ошибок.

Источники ошибок можно разделить на две категории:

— случайные (например, опечатки в статистических данных)

Систематические ошибки делятся на сознательные и несознательные

Сознательные ошибки часто определяются теми намерениями, которыми руководствуется автор при составлении документа (например, тенденциозное описание политической или экономической ситуации разными СМИ).

Несознательные ошибки представляют наиболее серьезную опасность. Чаще всего встречаются в статистических документах.

Источник